Google Vault: retención y eDiscovery en Google Workspace

Qué es Google Vault

Google Vault es una herramienta de administración de información y eDiscovery integrada con Google Workspace.

Está orientada a ayudar a las organizaciones a gestionar determinados procesos de retención, conservación, búsqueda y exportación de información.

Puede resultar especialmente relevante para empresas que necesitan aplicar políticas de conservación de datos o responder a requerimientos legales, regulatorios o internos.

Para qué sirve Google Vault

Google Vault puede utilizarse para tareas como:

• Definir reglas de retención.
• Conservar información durante investigaciones o procesos legales.
• Buscar información.
• Exportar determinados datos.
• Apoyar procesos de eDiscovery.
• Gestionar políticas relacionadas con conservación de información.
• Facilitar determinadas tareas de cumplimiento.

Las funciones disponibles pueden depender de la edición de Google Workspace contratada.

Retención de información

Una de las funciones principales de Vault es ayudar a definir cuánto tiempo debería conservarse determinada información.

Una organización puede necesitar conservar datos por:

• Requisitos legales.
• Políticas internas.
• Necesidades de auditoría.
• Contratos.
• Regulaciones sectoriales.
• Procesos administrativos.

No todas las organizaciones necesitan conservar información durante el mismo período.

Políticas de retención

Antes de configurar reglas, conviene definir una política interna.

La empresa debería determinar:

• Qué información conservar.
• Durante cuánto tiempo.
• Qué usuarios o unidades organizativas están involucrados.
• Qué requisitos legales aplican.
• Quién es responsable de revisar las políticas.
• Cuándo puede eliminarse la información.

Vault es una herramienta para implementar determinadas políticas, pero no reemplaza la definición legal o administrativa de esas políticas.

Conservación o legal hold

En determinados contextos puede ser necesario conservar información específica aunque exista una regla general de eliminación.

Por ejemplo, si existe:

• Una investigación.
• Un litigio.
• Una auditoría.
• Un requerimiento legal.
• Un procedimiento interno.

Una conservación puede ayudar a evitar que determinados datos relevantes sean eliminados según las reglas habituales mientras el proceso continúa.

eDiscovery

eDiscovery hace referencia a procesos relacionados con la identificación, búsqueda, recopilación y preparación de información electrónica para determinadas necesidades legales o de investigación.

Google Vault puede ayudar a buscar información disponible dentro de los servicios compatibles de Google Workspace.

El proceso debería estar gestionado por personas con los permisos y conocimientos adecuados.

Búsqueda de información

Dependiendo de los servicios y configuraciones disponibles, Vault puede permitir buscar información mediante diferentes criterios.

Esto puede ayudar cuando una organización necesita localizar datos relacionados con:

• Usuarios.
• Períodos de tiempo.
• Términos específicos.
• Investigaciones.
• Procesos internos.

Una búsqueda debería tener un objetivo claro y respetar las políticas internas de privacidad y acceso.

Exportaciones

En determinados casos puede ser necesario exportar resultados relacionados con una investigación o requerimiento.

Antes de realizar una exportación conviene revisar:

• Quién está autorizado.
• Qué datos se necesitan.
• Cómo serán almacenados.
• Quién podrá acceder a ellos.
• Cuánto tiempo deben conservarse.
• Cómo serán eliminados después.

Las exportaciones pueden contener información sensible y deberían protegerse adecuadamente.

Vault y Gmail

Google Vault puede trabajar con determinados datos de Gmail según las capacidades disponibles.

Esto puede resultar relevante para:

• Retención.
• Investigaciones.
• Búsquedas.
• Procesos legales.
• Auditorías.

La empresa debería evitar considerar Vault como una simple herramienta para revisar correos de empleados sin una política y justificación adecuada.

Vault y Google Drive

La información almacenada en Google Drive también puede formar parte de determinadas políticas y procesos compatibles con Vault.

Esto puede incluir documentos y otros archivos según las capacidades disponibles.

La administración debería estar coordinada con las políticas de acceso y compartición de Drive.

Vault y Google Chat

Determinados datos de Google Chat pueden estar incluidos en las capacidades de Vault según la configuración y edición utilizada.

Esto puede ser importante para organizaciones que utilizan espacios y conversaciones de Chat como parte habitual del trabajo.

Google Vault no es una copia de seguridad tradicional

Es importante diferenciar retención y eDiscovery de una estrategia completa de backup.

Vault está diseñado principalmente para necesidades relacionadas con:

• Retención.
• Conservación.
• Búsqueda.
• eDiscovery.
• Cumplimiento.

Una empresa debería evaluar por separado si necesita una estrategia adicional de copias de seguridad y recuperación.

Diferencia entre retención y backup

Una política de retención responde preguntas como:

• ¿Cuánto tiempo debe mantenerse esta información?
• ¿Puede eliminarse después de determinado período?
• ¿Debe conservarse por razones legales?

Una estrategia de backup responde preguntas como:

• ¿Cómo recuperamos información después de una pérdida?
• ¿Qué hacemos ante una eliminación accidental?
• ¿Cómo restauramos información?

Son necesidades relacionadas, pero no idénticas.

Roles y permisos

El acceso a Vault debería limitarse a personas autorizadas.

No todos los administradores necesitan necesariamente acceso a funciones legales o de eDiscovery.

Conviene aplicar:

• Principio de mínimo privilegio.
• Roles claramente definidos.
• Procedimientos documentados.
• Revisión periódica de accesos.

Privacidad

Los procesos de búsqueda y conservación pueden involucrar información sensible.

La organización debería considerar:

• Legislación aplicable.
• Políticas laborales.
• Protección de datos.
• Acuerdos contractuales.
• Necesidad y proporcionalidad del acceso.

Vault es una herramienta tecnológica; las decisiones legales deberían ser revisadas por profesionales adecuados cuando sea necesario.

Cumplimiento

Google Vault puede formar parte de una estrategia de cumplimiento, pero no garantiza por sí solo que una empresa cumpla todas las regulaciones aplicables.

El cumplimiento también depende de:

• Políticas internas.
• Configuración.
• Procesos.
• Capacitación.
• Controles.
• Requisitos legales específicos.

Incorporación y baja de empleados

Las políticas de retención deberían contemplar qué sucede cuando una persona entra o sale de la organización.

Por ejemplo:

• Información asociada a la cuenta.
• Documentos.
• Correos.
• Datos necesarios para procesos abiertos.
• Requisitos de conservación.

Esto debería coordinarse con el procedimiento de bajas gestionado desde Google Admin.

Auditoría periódica

Las políticas no deberían configurarse una vez y olvidarse.

Conviene revisar periódicamente:

• Reglas de retención.
• Conservaciones activas.
• Usuarios con acceso.
• Procedimientos.
• Necesidades legales actuales.
• Ediciones y servicios contratados.

Casos de uso empresariales

Google Vault puede ser relevante para:

• Departamentos legales.
• Recursos Humanos.
• Auditoría.
• Seguridad.
• Administración.
• Compliance.
• Empresas con requisitos regulatorios.

No todas las pequeñas empresas necesitan utilizar todas sus funciones.

Buenas prácticas

Al implementar Vault:

• Definí primero las políticas.
• Asigná responsables.
• Aplicá permisos mínimos.
• Documentá reglas.
• Revisá conservaciones activas.
• Protegé las exportaciones.
• Evitá almacenar exportaciones sin control.
• Revisá periódicamente la configuración.
• Coordiná con asesores legales cuando sea necesario.

Checklist inicial

• Existe una política de retención.
• Los períodos fueron definidos.
• Los responsables están identificados.
• Los permisos fueron revisados.
• Las conservaciones tienen un objetivo concreto.
• Las exportaciones están protegidas.
• Se entiende la diferencia entre Vault y backup.
• Las políticas se revisan periódicamente.
• Los requisitos legales aplicables fueron considerados.

Conclusión

Google Vault puede ayudar a las organizaciones a gestionar procesos de retención, conservación y eDiscovery dentro de Google Workspace.

Su valor aparece principalmente cuando existe una política clara de gestión de información y responsables definidos.

Vault debería utilizarse como parte de una estrategia más amplia de seguridad, cumplimiento y administración de datos.

Consultá también nuestra guía de Google Workspace para empresas.